Bij Voets & Donkers zijn we de laatste jaren hard gegroeid. Niet alleen in aantal medewerkers en aantal projecten, maar ook in de omvang en complexiteit van die projecten. Grotere projecten vragen om nieuwe werkwijzen. Werkwijzen die (nog) slimmer, efficiënter en zorgvuldiger ingericht worden dan ze al waren.

Een goed voorbeeld daarvan is een project voor opdrachtgever Lidl in Almere. Een nieuw distributiecentrum dat wij (hebben) voorzien van koel- en luchtbehandelingsinstallaties. Het is met recht één van onze grootste projecten ooit te noemen. En eerlijk is eerlijk: we zijn er trots op! Niet alleen omdat het groot is, maar vooral omdat we onze werkwijze binnen dit project over de hele linie (verder) hebben geprofessionaliseerd. Efficiëntie winnen stond binnen dit project centraal. Hoe we dat concreet hebben aangepakt? We hebben een aantal slimme aanpassingen in onze werkwijze op een rij gezet. Aanpassingen die we niet alleen op dit project, maar ook op andere complexere projecten succesvol inzetten.

op basis van een model dat we krijgen van de architect en/of constructeur, bekijkt onze collega Ruben al of er voldoende ruimte is voor de bouw van een complexe machinekamer. Is de ruimte hoog genoeg, kunnen de verschillende frames en componenten ergens naar binnen? “Op het moment dat de bouwkundige tekeningen definitief zijn, moeten wij het doen met de ruimte die we hebben”, geeft Ruben aan. “Dus we kunnen het maar beter goed van tevoren bekijken, anders krijg je het probleem dat je grote componenten niet kwijt kunt.”

Op zeer zorgvuldige wijze houdt tekenaar/ontwerper Michael zich bezig met alles wat nodig is om het voor onze monteurs zo eenvoudig mogelijk te maken om de machinekamer in elkaar te zetten. “In de eerste week van zo’n project ben ik vooral aan het schuiven”, zegt hij daar zelf over. “Hoe kan ik de grote componenten van de machinekamer dusdanig neerzetten, dat de aansluitingen naar het warehouse logisch zijn? Als die puzzel eenmaal gelegd is, komen er nog een miljoen andere kleinere dingen waar ik aan moet denken.” “In de tekeningen van Michael komt héél veel samen”, vertelt Ruben. “Welke componenten gaan we gebruiken, welke leidingmaten, waar komen de aansluitingen met het warehouse hoe zorgen we ervoor dat het ook nog gemonteerd en onderhouden kan worden? Een compressor die je 15 cm onder het dak hangt, kun je niet meer monteren. Bovendien moet het veilig zijn. We werken met ammoniak, dus mensen moeten veilig en snel weg kunnen. Dan kun je niet zeggen: hou daar je buik maar even in en wurm jezelf maar tussen die stangen door, haha!”

Waar de 3D-tekeningen van Michael voorheen vertaald werden naar 2D-werktekeningen, gebeurt dat nu niet meer. Bij de vertaalslag ging namelijk altijd informatie verloren. Door zowel in onze eigen werkplaats als op locatie gebruik te maken van de 3D-tekeningen, verkleinen we foutenmarges. “Toen we begonnen te werken met 3D-tekeningen, was dat destijds wel even wennen”, vertelt Wilco, onze chef werkplaats. “Maar inmiddels heeft bijna iedereen het onder de knie. En doordat Michael werkelijk óveral over na heeft gedacht, kunnen wij in de werkplaats vaak snel en efficiënt werken.”

Van ontwerpers, 3D-tekenaars en werkvoorbereiders tot monteurs in de werkplaats en op locatie: op een dergelijk complex project moet iedereen het over alle fases helemaal goed doen, anders gaat er geheid iets mis. Daarvoor moeten alle neuzen dezelfde kant op. Er moet draagvlak gecreëerd worden. Plus: als je iedereen op tijd betrekt bij het proces, kan iedereen op tijd bijdragen met zijn eigen kennis en expertise.

Al een aantal jaren werken we succesvol met het (modulair) opbouwen van grotere machinekamers in onze eigen werkplaats. Dat scheelt veel reistijd en bovendien is het efficiënter en (veel) minder foutengevoelig. “Alle materialen zijn in onze werkplaats en ons magazijn voorhanden”, zegt Wilco. “En alle kennis ook. Hebben we een vraag, dan is het antwoord daarop vaak direct uit de 3D-modellen van Michael te halen. Mocht het dan toch nog nodig zijn om even te sparren, dan zijn we in onze eigen werkplaats letterlijk dichtbij de mensen met alle kennis en expertise.”

Veel (minder complexe) projecten die wij in onze beginjaren draaiden, kwamen vaak van de tekentafel direct bij onze monteurs terecht. Met hun expertise lukt het hen ter plekke wel om de machinekamer in elkaar te zetten. Op een project als dit, is dat niet mogelijk. Als de materialen niet in de juiste volgorde naar binnen gebracht worden, dan heb je bij een project van deze omvang een probleem. Bovendien zijn de materialen veel te groot en te zwaar om in willekeurige volgorde naar de klantlocatie vervoerd te worden. “Het zwaarste deel dat vervoerd moest worden, woog bij dit project 32 ton”, vertelt Wilco. “Daarvoor komt de vrachtwagen hier onze werkplaats binnen gereden, zodat we kunnen beschikken over een zware kraan, die dat gewicht kan verplaatsen.” Een goed doordacht transportplan én een draaiboek voor de volgorde van het binnenbrengen en de opbouw op locatie, zijn dan ook onmisbaar.

Voortbordurend op de ontwerp- en tekenfase, waarin al allerlei scenario’s meegenomen worden, moeten we ook op locatie voorbereid zijn op alles wat er mis kan gaan. Binnen dit project waren bijvoorbeeld de vloeren niet waterpas. De maatvoeringen van de hoofdcomponent (rechtstreeks geleverd door een externe leverancier) bleken af te wijken en het dakluik bleek maar nét groot genoeg om diezelfde componenten naar binnen te hijsen. “Iedere aanpassing die je maakt, heeft gevolgen voor de rest van de puzzel”, zegt Ruben hierover. “Het is dus heel belangrijk hoe je het oplost, en daarvoor moet je weten waar je het je kunt permitteren om af te wijken; welke speelruimte je hebt.” En je hebt dus iemand nodig die weet waar die speelruimte zit. De juiste mensen op de juiste plek op het juiste moment.

Over de hele linie efficiëntie winnen. Dat is ons doel bij deze en andere stappen die wij recent hebben gezet om grotere projecten nóg beter te kunnen realiseren. Voorbereiding is daarbij het sleutelwoord. Met een goede voorbereiding minimaliseren we foutenmarges tijdens het gehele proces. Uiteindelijk hebben we de machinekamer voor dit project binnen een week op kunnen bouwen op locatie. En nogmaals: daar zijn we stiekem best een beetje trots op.